Sprawdzenie przewoźnika przed zleceniem transportowym

Spedytor rzadko przegrywa na tym, że przewoźnik nie miał ciężarówki. Częściej problem jest prozaiczny. Zlecenie potwierdził dyspozytor, który nigdy nie był w zarządzie. Umowę ramową podpisała osoba, która odeszła ze spółki miesiąc wcześniej. Faktura przyszła od firmy z tym samym zarządem, ale nowym NIP. Wtedy okazuje się, że w aktach jest tylko wymiana maili.

Sprawdzenie na początku współpracy nie musi trwać długo. Ma dać odpowiedź na pytanie, z kim naprawdę zawierasz umowę i czy ta osoba jest uprawniona do składania oświadczeń. To dużo mniej, niż bada bank przy kredycie, i w zupełności wystarcza, żeby odsiać przypadkowe lub podejrzane zgłoszenia.

• Skład zarządu i prokurenci. Z niego dowiesz się, kto ma prawo do działania w imieniu przewoźnika.
• Sposób reprezentacji. Jeden podpis wystarcza albo potrzebne są dwa, a wtedy umowa podpisana przez jedną osobę wymaga potwierdzenia.
• Historia funkcji. Kiedy dana osoba weszła do zarządu i czy wcześniej prowadziła inne spółki transportowe.
• Powiązania. Inne spółki członków zarządu, w tym zlikwidowane lub wykreślone, które pokazują wzorzec zakładania i porzucania podmiotów.

Wszystkie cztery pozycje widać na karcie spółki i w powiązaniach kapitałowych i osobowych. Osobę, której nazwisko widzisz w mailu czy na fakturze, możesz sprawdzić w wyszukiwarce osób z KRS. Rolę prokurenta opisuje wpis o prokurencie a zarządzie.

• Poproś przewoźnika o NIP, dane osoby podpisującej umowę i dokumenty branżowe.
• Wpisz NIP, odczytaj zarząd i sposób reprezentacji.
• Porównaj osobę kontaktową i podpisującą z listą uprawnionych oraz sprawdź, kiedy ostatnio zmieniał się zarząd.
• Zapisz raport PDF z datą i dołącz go do akt zlecenia obok licencji i polisy.
• Stałego przewoźnika dodaj do obserwacji, żeby zmianę zarządu zobaczyć od razu, a nie po sporze.

Przy nowych przewoźnikach rozsądnie jest ograniczyć wartość pierwszych zleceń i przyjrzeć się dokładniej tym, u których zarząd zmienił się w ostatnich miesiącach. To nie jest ocena firmy, tylko dodatkowa ostrożność w czasie, gdy nie znacie się jeszcze z praktyki. Szerszy proces opisuje wpis o sprawdzeniu kontrahenta przed umową.

Najwięcej problemów nie pojawia się przy pierwszym zleceniu, tylko po roku współpracy, kiedy nikt już nie sprawdza. Sprzedaż udziałów, zmiana prezesa albo wejście nowej osoby do zarządu bywa sygnałem, że firma zmienia właściciela lub kierunek. Wpis o zmianie zarządu u kontrahenta opisuje, jak odczytać taką informację i co zrobić z umową ramową. Alert z monitoringu KRS trafia do skrzynki w chwili, gdy zmiana pojawia się w rejestrze, więc nie musisz o niej pamiętać.

Nie każda nieścisłość oznacza oszustwo, ale kilka układów prosi o dodatkowe pytanie. Zleceniodawca podaje jako osobę kontaktową kogoś, kogo nie ma w zarządzie ani wśród prokurentów, a prosi o zmianę rachunku do płatności. Spółka powstała kilka tygodni temu, a jej zarząd prowadził wcześniej podmioty, które zniknęły z rejestru. Dwie firmy, z którymi współpracujesz, mają tę samą osobę w zarządzie, choć wystawiają faktury niezależnie. Przy każdym z tych układów rozsądny krok to telefon na numer z rejestru lub strony firmy, potwierdzenie podpisu i zapis ustaleń. Raport z datą pokazuje, co wiedziałeś w dniu decyzji, a to ma znaczenie, gdy trzeba tłumaczyć się ubezpieczycielowi albo klientowi.

Plan Analityk kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej i daje 10 raportów miesięcznie oraz monitoring 25 podmiotów. Dla działu spedycji z listą stałych przewoźników przewidziany jest plan Zespół za 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł przy płatności rocznej, z 50 raportami i monitoringiem 250 podmiotów. Do cen dolicza się 23% VAT. Przy 40 raportach miesięcznie wychodzi od kilku do kilkunastu złotych na jedno sprawdzenie. Dla porównania, jedna sporna płatność lub niedostarczony ładunek kosztuje zwykle znacznie więcej niż cały abonament. Zestawienie kosztów raportu na sztukę i w abonamencie znajdziesz we wpisie o cenie raportu o kontrahencie.

Dane z rejestrów spółek mówią, kto reprezentuje firmę i jak jest powiązana. Nie pokazują licencji transportowej, polisy OCP, stanu floty ani opinii o terminowości. Nie zastępują też oficjalnego odpisu w sprawach spornych. Traktuj je jako szybki, udokumentowany pierwszy filtr, a pozostałe dokumenty zbieraj od przewoźnika standardowo.

Wpisz NIP przewoźnika, odczytaj zarząd i sposób reprezentacji, sprawdź osobę kontaktową w historii funkcji i zapisz raport z datą. Licencję i polisę OCP weryfikujesz osobno, w dokumentach od przewoźnika.

Nie. Licencja mówi, że firma może wykonywać przewozy, ale nie mówi, kto ją reprezentuje, kto podpisuje umowy ani z jakimi innymi spółkami jest związany jej zarząd. To osobne ustalenia z rejestru spółek.

To sygnał do ostrożności, nie dowód nieuczciwości. Sprawdź datę ostatniej zmiany, czy nowa osoba ma podpis samodzielny i jakie inne spółki prowadzi. Przy nowej współpracy ogranicz wartość pierwszych zleceń.

Plan Zespół kosztuje 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł netto przy płatności rocznej, plus 23% VAT. Obejmuje 50 raportów miesięcznie i monitoring 250 podmiotów, co pokrywa listę stałych przewoźników średniej firmy spedycyjnej.